Citas que caben en la agenda de verdad.
El agente lee el calendario del equipo antes de proponer nada, confirma en la conversación y recuerda antes de la cita. Lo que queda en la agenda cabe en la agenda.
El problema
Agendar a mano contra agendar en la llamada.
Cuando la cita se cierra después, en otro canal y por otra persona, se pierde en el camino.
El recepcionista anota y alguien confirma después.
Se ofrecen horarios de memoria y a veces ya estaban tomados.
La cita se confirma por otro canal, en otro momento, si alguien se acuerda.
Quien cancela deja el hueco vacío.
La cita se cierra mientras la persona sigue en línea.
Solo se ofrece lo que está libre en ese instante.
Confirmación inmediata, por el mismo canal.
Quien cancela recibe otra opción antes de colgar.
La demo
Así se cierra y se reagenda una visita.
Agenda contra la agenda real, no contra una plantilla
El agente revisa la disponibilidad de cada ejecutivo en el calendario antes de ofrecer una hora, así la cita que promete existe de verdad.
Si no puede, se reagenda ahí mismo
El recordatorio llega antes de la cita. Si el interesado avisa que no puede, el agente ofrece una hora nueva en la misma conversación. La cita no se pierde, solo cambia de hora.
Cómo funciona
Cómo decide un horario.
Lee el calendario del equipo
Google Calendar o el que use el equipo. Lo que está ocupado no se ofrece, y considera sala de ventas y carga del día.
Aplica tus reglas
Duración de la visita, anticipación mínima, tope de citas por día y bloques que no se tocan. Las defines una vez con nosotros y las dejamos cargadas.
Propone dos o tres opciones y confirma
No una lista larga: las que mejor calzan con lo que la persona dijo que podía. La cita queda en el calendario del ejecutivo y la confirmación sale por el canal en que llegó.
Recuerda antes y reagenda si no puede
Un aviso el día anterior, con la dirección de la sala de ventas. Si el interesado no puede, propone otro horario en lugar de perder la cita.
«Hoy día el CRM me ayuda: los resultados, agendamientos ya sea por llamadas, por chat o por Instagram, lo que me deja poder medirlo y tenerlo en línea, en cada minuto».
Julio FontecillaEmpresario, tentudepto.clLo que suelen preguntar
¿Funciona con varios ejecutivos?
Sí. Cada uno tiene su calendario y el agente reparte según disponibilidad, o según la regla que definas: por zona, por proyecto, por turno.
¿Y si el cliente pide un horario que no existe?
Le ofrece el más cercano que sí existe. No inventa disponibilidad ni deja la cita colgando para que alguien la resuelva después.
¿Con qué calendario se conecta?
Con Google Calendar, el calendario de cada ejecutivo. La cita se escribe ahí y el CRM queda sincronizado.
¿Qué pasa si el interesado no llega?
Antes de eso hay una confirmación al agendar y un recordatorio el día anterior. Si avisa que no puede, se reagenda en la misma conversación; si no avisa, queda registrado para el seguimiento.
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